Microsoft word là công cụ soạn thảo văn bản hàng đầu hiện nay. Chắc nhiều người biết và sử dụng công cụ này thành thạo, nhưng không phải ai cũng biết các thủ thuật word giúp thao tác nhanh và hiệu quả hơn. Bất kể bạn là người mới sử dụng Microsoft Word hay đã sử dụng nó trong nhiều năm, chúng tôi hy vọng rằng ít nhất một số mẹo tin học văn phòng này sẽ hữu ích cho bạn.

Dán văn bản mà không bị thay đổi định dạng

Nếu bạn cần sao chép thứ gì đó từ nơi khác nhưng không muốn phông chữ thay đổi so với những gì bạn đang sử dụng trong tài liệu Word của mình, hãy sao chép nó như bình thường, nhưng sau đó nhấn Ctrl + Shift + V. Điều này sẽ đảm bảo rằng nội dung được dán nhưng mọi định dạng, chẳng hạn như màu văn bản, kích thước và phông chữ, sẽ không thay đổi. Thay vì bạn copy một đoạn văn bản trên internet và sử dụng phím Ctrl + V thông thường. Có thể font chữ, màu chữ hay size chữ không tương thích với văn bản mà bạn đang viết. Hãy nhớ sử dụng phím tắt Ctrl + Shift +V nha.

Xóa định dạng Word

Nếu bạn muốn xóa định dạng của một phần văn bản trong tài liệu của mình, chỉ cần tô sáng khu vực đó và nhấp vào biểu tượng Clear Formatting. Biểu tượng sẽ trông giống như một cục tẩy nhỏ bên cạnh chữ A.

thủ thuật word-1
Cách xóa nhanh định dạng trong word

Nếu bạn muốn xóa định dạng trên mọi thứ trong tài liệu của mình, hãy nhấn Ctrl + A để tô sáng mọi thứ trong tài liệu và sau đó nhấp vào biểu tượng Clear Formatting.

Tìm kiếm và thay thế nhiều từ sai chính tả

Nếu trong văn bản đang viết, bạn gõ sai dấu một từ nào đó nhiều lần, nhưng không thể tìm kiếm và xác định chính xác tất cả những lỗi đó. Hãy sử dụng thủ thuật word dưới đây.

Đầu tiên, nhấn Ctrl + F và công cụ tìm và thay thế sẽ mở ra. Tiếp theo, hãy nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế. Sau đó, những từ bị lỗi chính tả sẽ hiển thị và tô sáng màu vàng.

Kiểm tra lỗi chính tả trong word
Kiểm tra lỗi chính tả trong word

Như trong ví dụ trên mình viết sai lỗi chính tả từ kiến thành kiếm. Sau khi sử dụng Ctrl + F và tìm kiếm thì toàn bộ lỗi chính tả từ kiếm đã xuất hiện. Và bạn có thể chỉnh sửa lại nhanh chóng và hiệu quả.

Sao chép và tạo nhanh danh sách trong word

Giả sử bạn cần xem qua một tài liệu và chọn ra một số từ / cụm từ nhất định và tạo một danh sách từ chúng.

Thay vì quay tìm kiếm, lựa chọn và viết từng mục vào danh sách mỗi khi bạn nhìn thấy một từ, bạn chỉ cần tô sáng từng từ và nhấn CTRL + F3. Bạn có thể làm điều này nhiều lần cho đến khi bạn tìm thấy từng từ / cụm từ mình muốn tạo thành một danh sách.

Khi bạn đã hoàn tất, hãy đi đến khu vực trong tài liệu bạn muốn danh sách sẽ được tạo và nhấn Ctrl + SHIFT + F3 để dán tất cả các khu vực được tô sáng mà bạn vừa sao chép. Tính năng này được gọi là Spike in Word.

Bước cuối cùng, bạn có thể đánh dấu nội dung và sử dụng các dấu đầu dòng hoặc công cụ đánh số trong thanh công cụ để biến các từ / cụm từ thành một danh sách có thứ tự.

Tắt hay ẩn thanh menu trong word

Nếu bạn muốn tập trung viết mà không bị phân tâm, bạn có thể thanh menu bằng cách nhấn Ctrl + F1. Nếu bạn cần quay lại bất cứ lúc nào, bạn có thể nhấn lại Ctrl + F1 để đưa nó trở lại chế độ xem.

Xóa nhanh một từ hay đoạn văn bản trong word

Thay vì giữ thanh backspace, thay vào đó bạn có thể giữ CTRL và sau đó nhấn BACKSPACE. Làm điều này sẽ xóa một từ mỗi lần bạn nhấn nút backspace, thay vì chỉ một ký tự. Giữ nút backspace và nút ctrl để xóa các đoạn văn bản với tốc độ cực nhanh.

Tìm kiến thông tin hay định nghĩa một từ vựng

Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu Word nhưng không hiểu ý nghĩa một số từ vựng tiếng Anh, bạn có thể sử dụng công cụ Tra cứu thông minh. Chỉ cần tô sáng một từ, nhấp chuột phải và nhấp vào Define. Một bảng điều khiển nhỏ có chứa thông tin liên quan đến từ này. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian mở trình duyệt và tìm kiếm nội dung mình cần.

Tìm kiếm nhanh thông tin một tù vựng trên word
Tìm kiếm nhanh thông tin một tù vựng trên word

Tắt tính năng kiểm tra lỗi chính tả

Tính năng kiểm tra lỗi chính tả trong word có nhiều lợi ích giúp bạn quản lý lỗi. Nhưng đôi khi nó gây khó chịu cho người viết vì Microsoft Word chỉ hỗ trợ lỗi tiếng Anh. Để tắt tính năng này bạn vào File -> Options -> Proofing. Có các lựa chọn cho bạn tắt lỗi chính tả như sau:

Tắt tính năng kiểm tra lỗi chính tả trong word
Tắt tính năng kiểm tra lỗi chính tả trong word
  • Check spelling as you type: Tắt tính năng kiểm tra lỗi chính tả
  • Check grammar with spelling: Tắt tính năng kiểm tra cú pháp.
  • Hide spelling errors in this document only: Chỉ tắt tính năng kiểm tra lỗi chính tả trên một file word duy nhất.

Tạo từ viết tắt hoặc cài đặt lỗi chính tả riêng bạn

Nếu có nhiều từ dài, khó viết mà bạn thường xuyên sử dụng, có thể sử dụng cách sau để thiết lập tránh trường hợp lỗi cú pháp không mong muốn.

Chỉ cần nhấp vào File -> Options ->Proofing. Sau đó, nhấp vào AutoCorrect Options. Sau đó, bạn có thể thêm các từ tùy chỉnh, chỉnh sửa bạn muốn thay thế. Thủ thuật word này có thể là một cách tuyệt vời để tăng năng suất của bạn.

Thiết lập viết tắt trong word
Thiết lập viết tắt trong word

Tô sáng nhanh đoạn văn bản

Thay vì nhấp và kéo chuột để tô sáng một vùng văn bản trong Microsoft Word, thay vào đó, bạn có thể nhấp một lần để đặt con trỏ văn bản ở đầu khu vực bạn muốn tô sáng, giữ phím shift, sau đó bấm vào phần bạn muốn tô sáng vùng chọn.

Những thủ thuật word này tuy đơn giản nhưng sẽ giúp các bạn soạn thảo và thao tác văn bản nhanh và hiệu quả hơn.