Văn bản là gì? Tại sao phải viết và ghi văn bản sau các cuộc họp, thỏa thuận hay đề nghị một yêu cầu nào đó. Để hiểu rõ hơn vấn đề này, hãy cùng mình tìm hiểu đặc điểm và cách viết văn bản trong chương trình ngữ văn lớp 9 nha.

Biên bản là gì?

Biên bản là là loại văn bản ghi chép một cách trung thực, chính xác và đầy đủ một sự việc đang xảy ra hoặc vừa mới xảy ra. Người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của biên bản.

Tùy theo nội dung của từng sự việc mà có nhiều loại biên bản khác nhau như biên bản hội nghị, biên bản sự vụ…

Xem thêm: cách viết một hợp đồng chi tiết nhất 

Yêu cầu khi viết văn bản

Có hai yêu cầu mà các bạn cần chú ý khi trình bày một văn bản là yêu cầu về nội dung và yêu cầu về hình thức.

yêu cầu về nội dung

  • Phải có số liệu, sự kiện chính xác và cụ thể: Số liệu là số lượng vật phẩm, sản phẩm… thời gian xảy ra sự việc phải được mô tả chính xác và thật cụ thể, không thừa, không thiếu và không được thêm bớt bất kỳ thông tin nào sai sự thật.
  • Ghi chép đầy đủ, không suy diễn chủ quan: Là phải ghi chép theo thứ tự sự việc theo thời gian. Phải ghi chép đầy đủ, trung thực.
  • Ghi rõ thời gian, địa điểm cụ thể
  • Lời văn ngắn gọn, chính xác, dùng từ một nghĩa. Tránh dùng từ đồng nghĩa, từ láy hay các biện pháp ẩn dụ. Vì sẽ làm người đọc hiểu sai vấn đề mình đang trình bày.

Yêu cầu về hình thức

  • Phải viết đúng theo mẫu quy định: Khi viết biên bản cần viết theo mẫu đã quy định sẵn, không nên tự ý thay đổi cấu trúc mẫu theo ý mình.
  • Không nên trang trí họa tiết, tranh ảnh minh họa ngoài nội dung của biên bản. Nên tập trung ghi những nội dung chính, cần thiết.

Các loại biên bản 

Có 2 loại biên bản chính thường được sử dụng là biên bản hội nghị và biên bản sự vụ

  • Biên bản sự vụ: Ghi lại sự việc trả lại giấy tờ, tang vật, phương tiện cho chủ sở hữu hoặc người quản lý.
  • Biên bản hội nghị: Ghi lại nội dung và tiến trình của một cuộc hợp , thảo luận…

Các biên bản thường sử dụng trong thực tế như:

  • Biên bản quy phạm luật giao thông.
  • Biên bản hội nghị cha mẹ học sinh.
  • Biên bản bàn giao tài sản.
  • Biên bản bàn giao công việc.
  • Biên bản sinh hoạt lớp.

Cấu trúc và cách viết biên bản 

Một biên bản bất kỳ phải có 3 phần chính gồm:

Phần mở đầu

  • Gồm các thông tin:
  • Quốc hiệu và tiêu ngữ
  • Tên biên bản: Viết chữ in hoa
  • Thời gian và địa điểm
  • Thành phần tham dự và chức danh

Phần nội dung

  • Diễn biến sự việc: Phải ghi cự thể, đầy đủ và chính xác. Vì nó thể hiện tính thực tiễn của biên bản và nâng cao giá trị của biên bản về mặc pháp lý.
  • Kết quả: Những kết quả đã đạt được, thỏa thuận hay thống nhất.

Phần kết thúc

  • Thời gian kết thúc sự việc
  • Chữ ký và họ tên những người có trách nhiệm chính
  • Các văn bản khác hoặc hiện vật kèm theo( Nếu có)
  • Mục ký tên dưới biên bản nói rằng những người liên quan đến biên bản phải chịu trách nhiệm về những nội dung ghi trong biên bản.
  • Lời văn trong biên bản phải ngắn gọn, chính xác.

Bài tập trong sách giáo khoa

Bài 1: Hãy lựa chọn những tình huống cần viết biên bản trong các trường hợp sau:

a ) Diễn biến và kết quả của đại hội chi đội( hoặc chi đoàn).

b ) Nguyện vọng và đề nghị của lớp gửi đến thầy Hiệu trưởng.

c ) Một vụ tai nạn giao thông.

  1. d) Nghiệm thu phòng thí nghiệm

e ) Một nhóm học sinh tự ý đi tham quan, không xin phép cô giáo chủ nhiệm.

Đáp án

Các câu cần viết biên bản là câu a, c, d. Với câu b chỉ cần viết đơn.